Hace solo un año los webinars no eran más que un recurso esporádico para organizar charlas y conferencias cuando los ponentes no podían acudir en persona o el público estaba muy disperso. Pero eso, como tantas cosas, ha cambiado con la pandemia. Hoy los webinars son la alternativa online por excelencia a los eventos presenciales, aparcados por las medidas de seguridad y restricciones.
Una alternativa que ha llegado para quedarse y que han abrazado también las asociaciones de pacientes, organizando encuentros informativos con especialistas, congresos, etcétera. Os comentamos a continuación una serie de aspectos técnicos y de organización a tener en cuenta para preparar un buen webinar
El primer resorte y seguramente el más eficaz es el correo electrónico, enviar una convocatoria a los asociados con una descripción breve, la fecha y hora bien visibles, y el enlace para acceder a la retransmisión. Las redes sociales también pueden ayudarte en la promoción, no solo en los días previos sino también durante el propio webinar, con comentarios con hashtag y publicaciones etiquetando a los ponentes con alguna de sus intervenciones destacadas. Ten en cuenta que muchos usuarios se incorporan a los webinars a mitad de la retransmisión al ver publicaciones en redes
Nuestro consejo es organizar el encuentro en una de las muchas plataforma de videoconferencia disponibles, como Zoom o Jitsi, ( hace unos meses le dedicamos un artículo ), pero a la vez retransmitir la señal en alguna web de streaming, como Youtube o Facebook. De esta forma será más democrático y se reduce la posibilidad de que alguien se lo pierda porque no tiene una app específica instalada en su dispositivo.
Los webinars son una buena ocasión para dar a conocer el trabajo de vuestra asociación y llegar a más personas. Por eso, en la medida de lo posible, recomendamos evitar los eventos cerrados, exclusivos para miembros. Lo cual no está reñido con pedir registro gratuito a los usuarios interesados ajenos a la asociación. El portal Eventbrite es el más popular para gestionar los registros y es gratis para eventos no comerciales: tras dejar sus datos básicos, el usuario recibirá un email de confirmación y el enlace para conectarse al webinar. Es una oportunidad para las asociaciones de crear una pequeña base de datos de usuarios interesados, a los que enviar las convocatorias de los siguientes webinars.
Subestimar la necesidad e importancia de un moderador es un error habitual en los webinars. En el caso de las asociaciones de pacientes ese rol lo acostumbra a desempeñar un directivo o el propio presidente. Será el encargado de llevar la batuta, hacer cumplir el guion, presentar a los ponentes, darles la palabra e, importante, controlar que se cumplen los tiempos, que pasarse de la hora es otro error habitual. El moderador es también responsable de animar a los espectadores conectados a interactuar, recordándoles que envíen sus preguntas, y después leerlas a los ponentes. Tanto las plataformas de videoconferencia, tipo Zoom, como las webs de streaming, como Youtube live, permiten a los usuarios conectados dejar preguntas en los comentarios.
Los webinars son como un guiso: el cocinero debe probarlo antes de ofrecerlo a los comensales. Por eso, recomendamos que el organizador cite a los ponentes a conectarse 15 minutos antes del comienzo, para comprobar que todo está en orden: un audio claro, la iluminación y la fluidez de la señal de vídeo. Por otro lado, hay pequeños detalles con los que puedes cuidar la imagen del webinar para transmitir profesionalidad. Por ejemplo, personalizar la retransmisión añadiendo el logotipo de la asociación en la esquina de la pantalla o con una carátula en forma de recuadro. Aquí encontraréis consejos para personalizar los encuentros de Zoom.
Es un error común asumir que el webinar termina cuando se acaba la retransmisión. Lo ideal es grabarla y publicarla después en la web de la asociación o en el canal de Youtube (si lo hubiese) para que puedan verla después en diferido aquellos que se la perdieron. También puedes extraer píldoras, vídeos breves, de 20-30 segundos, con fragmentos destacados de intervenciones de los ponentes, y publicarlas en redes sociales en los siguientes días. Es una forma de poner en valor el evento y promocionar así las convocatorias para próximos eventos.