La pandemia ha acelerado la digitalización de muchos procesos, incluidos los eventos en el sector salud y de organizaciones de pacientes. Durante casi dos años todas las convocatorias de seminarios, encuentros o congresos han tenido que realizarse online, a través de aplicaciones de videoconferencia a las que nos hemos habituado a marchas forzadas. ¿Cómo serán esos eventos una vez remita la pandemia y vayan decayendo las restricciones a las reuniones de personas? ¿Lo retomaremos en el exacto mismo punto donde lo dejamos, volviendo al formato 100% presencial?
Los usuarios han echado de menos el contacto y la espontaneidad que aporta la cercanía, vernos y tocarnos, pero eso no significa que tengamos que abandonar los formatos digitales, cuyas ventajas y posibilidades hemos descubierto de forma abrupta por la pandemia. Los eventos digitales no tienen limitaciones de aforo y nos permiten, por ejemplo, compartir documentos en tiempo real, asistir en remoto o verlos en diferido tantas veces como queramos.
Además, la brecha digital ha dejado de ser en buena medida una barrera de entrada: incluso usuarios menos familiarizados con las tecnologías digitales han aprendido ‘a la fuerza’ durante la pandemia y le han perdido el miedo. Ahora manejan con soltura las aplicaciones de videoconferencia y los procesos de inscripción.
La tendencia en eventos, según apuntaron los ponentes del seminario DesenREDando, es hacia la convivencia de lo presencial con lo digital, a lo que llamamos formato híbrido, que combina la posibilidad de asistir en persona con la participación online en directo. No es un formato nuevo, surgido de la pandemia, pero sí generalizado y evolucionado como consecuencia de ella.
Un error de concepto habitual es asumir que cualquier evento presencial se convierte en híbrido en el momento en que se emite señal de vídeo online. La diferencia reside en la posibilidad de interactuar, que no hace sino enriquecer el debate con más puntos de vista. El formato híbrido debe ser 2.0 y la comunicación fluir en ambas direcciones, ofreciendo también al público que lo sigue desde sus casas la opción de participar en directo de alguna manera. Lógicamente es más limitada que la del público presencial, pero precisamente por eso debe prestarse especial cuidado.
Otro error frecuente al organizar eventos híbridos es la tendencia, por inercia o costumbre, a dar preferencia al auditorio presencial, transmitiendo la percepción de que hay asistentes de primera, los presenciales, y de segunda, online. Para lograr un evento verdaderamente híbrido es clave cuidar que la participación de ambos esté equilibrada.
El presentador o conductor del encuentro debe tener este equilibrio muy interiorizado, apelar al público online con frecuencia, invitándole a dejar sus dudas o preguntas a los ponentes o planteando encuestas rápidas durante la ponencia. Este último es también un recurso muy útil para mantener la atención de los espectadores en línea, más susceptibles de distraerse o directamente desconectarse.
A la hora de organizar un evento híbrido, hay detalles a tener en cuenta y cuya suma puede marcar la diferencia. Por ejemplo, el cuidado de la puesta en escena y la elección del recinto, que la cámara que lo retransmitirá tenga una ubicación preferente.
También conviene evitar escenarios con grandes paneles luminosos detrás, que puedan hacer contraluz a los ponentes en la retransmisión. Y asegurarnos que los materiales que se presenten durante el encuentro, como vídeos o infografías, puedan verse también en la retransmisión online, audio incluido.