La comunicación en una asociación

Fecha actualización: 24/04/2012
Pfizer España

Una buena comunicación es un elemento realmente indispensable para el mantenimiento, el crecimiento y la actividad de cualquier asociación.

Es por eso fundamental establecer un buen plan de reuniones y que todos los miembros sean responsables a la hora de acudir con puntualidad y asistir a todas las que le sean posibles. En alguna de esas reuniones de formación, puede proponerse como tema de reflexión el papel de la comunicación a la hora de que los miembros de la asociación se impliquen y sientan un fuerte lazo de adhesión a ella.

Realmente no se puede “no comunicar”. Existe la llamada comunicación no verbal con la cual comunicamos más de lo que muchas veces pretendemos con la postura de nuestro cuerpo, la mirada, la entonación… Y es conveniente que esta comunicación básica actúe a la par con la comunicación formal o verbal, de modo que se consiga transmitir el mensaje con eficacia y evitando los malentendidos.

Ahondando un poco más sobre este tema, observamos algo que es bastante importante a la hora de establecer qué tipo de comunicación queremos para nuestra asociación:

  • Existe la comunicación unidireccional, en la que un emisor lanza un mensaje que es recibido por un receptor, sin que éste tenga ninguna posibilidad de responder a él. El emisor tampoco tiene la posibilidad de averiguar si su mensaje ha llegado adecuadamente a su receptor. Por lo general es un modo de comunicación en el que a propósito se le deja al receptor en un papel pasivo.
  • La comunicación bi-direccional es aquella en la que el receptor tiene un papel activo en la comunicación y puede influir en el mensaje comentándolo y estableciendo un canal de comunicación con su emisor.

También hay que tener en cuenta que la comunicación es importante no sólo en el ámbito interno de la asociación, sino en el externo, esto es, la comunicación de la asociación con el medio en el que vive y en el que le interesa actuar.

Defectos en la comunicación

Algunos defectos que pueden dificultar la comunicación, fundamentalmente la interna:

  • La comunicación no sucede de forma natural. A pesar de que hemos dicho que existe la comunicación no verbal, y que esta es básica y actúa de manera inconsciente a veces, hay que procurar que tanto esa como la consciente vayan en la dirección que pretendemos. Esto es, la comunicación se construye, es un ejercicio consciente.
  • La comunicación no es un proceso sencillo en el que todos coinciden. Incluso en la comunicación más sencilla hay elementos complejos a tener en cuenta, de modo que hay que aprender a comunicarse, y de modo que el mensaje llegue a todos los miembros de la asociación.
  • La comunicación no es sólo las palabras. Es muy importante saber cuidar las formas y la actitud, sobre todo cuando esta sucede en un momento de debate para resolver un conflicto.
  • No siempre los mismos términos significan lo mismo para todos. El debate es bueno para encontrar terminologías que satisfagan a todos, y para estar todos seguros de que queremos decir lo mismo cuando nombramos algo de determinada manera. Ese debate, a la larga, puede producir una serie de consignas que le sirva a la asociación como elemento identificativo, tanto a nivel interno como en su comunicación externa, hacia la sociedad.

Uno de los modos de comunicación más común de las asociaciones son las reuniones periódicas. Tenemos que tratar que en ellas saquemos el máximo provecho a la comunicación.

Problemas que suelen afectar al buen funcionamiento y a la eficacia de las reuniones

Antes de la reunión

  • Es importante disponer de un orden del día de modo que todos los miembros de la asociación sepan de qué se va a hablar;
  • También es importante adecuar la hora de la reunión a las posibilidades de los miembros de modo que todos puedan asistir;
  • Se debe procurar que el local de reunión esté adaptado a esa función, de modo que un ambiente cargado, el exceso de ruidos o interrupciones ajenas a la reunión afecten su desarrollo.

Durante la reunión

  • Decirles de modo cortés a los miembros que hablan demasiado que permitan la participación de los demás.
  • Intentar mantener posturas abiertas durante los debates.
  • Tratar de no mezclar temas y atenerse a lo marcado en el orden del día.
  • El moderador ha de ser flexible: ni demasiado estricto ni demasiado blando.
  • Evitar repetir un mismo tema una y otra vez de modo que no se pueda avanzar en el debate.
  • Tener una actitud de escucha positiva.
  • Evitar tratar de temas que no están en el orden del día.
  • Evitar el afán de protagonismo y las conductas intolerantes.
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